Аренда автомобиля у сотрудника: все зависит от договора (часть №1)
25.02.09 09:24
Источник: "В курсе правового дела" - журнал для бухгалтера, кадровика, юриста и руководителя.
Остафий Ирина Борисовна,
главный эксперт-консультант компании «ПРАВОВЕСТ Аудит»
Для того чтобы арендовать автомобиль сотрудника, необходимо заключить гражданско-правовой договор, в нашем случае договор аренды. Сторонами в нем будут выступать сотрудник и организация.
Отношения сторон при аренде транспортных средств регулируются параграфом 3 главы 34 ГК РФ и могут строиться по одному из двух вариантов:
Первый – организации нужен только автомобиль. При этом в штате уже есть водитель либо сотрудник, для которого арендуют автомобиль. В такой ситуации следует заключать договор аренды автомобиля без экипажа.
Второй – организации нужен автомобиль с водителем. Тогда заключается договор аренды автомобиля с экипажем.
Рассмотрим особенности налогообложения и бухгалтерского учета каждого варианта.
Арендуем четыре колеса и точка!
Как мы уже сказали, если компания хочет пользоваться автомобилем сотрудника, она заключает с ним договор аренды. По нему сотрудник передает организации право использовать его автомобиль, но не оказывает никаких возмездных услуг, связанных с его управлением.
Налог на прибыль. Если иное не предусмотрено договором, все расходы, связанные с содержанием автомобиля (включая ремонт), эксплуатацией (стоимость бензина), со страхованием, несет арендатор1. Все перечисленные затраты организация может учесть при расчете налога на прибыль. Так, арендная плата списывается по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, стоимость ремонта машины – по пункту 2 статьи 260 НК РФ, расходы на ГСМ – по подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ2, сумма страхования – по подпункту 1 пункта 1 и пункту 2 статьи 263 НК РФ.
Но, для того чтобы все перечисленные расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль, необходимо выполнить требования статьи 252 НК РФ: затраты должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Остановимся подробнее на документальном подтверждении расходов, так как у проверяющих именно к этой части возникает больше всего претензий. Статья 252 НК РФ признает расходы документально подтвержденными, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ, то есть по правилам бухгалтерского учета. Поэтому обратимся к статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ней сказано, что к бухучету принимаются документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Теперь применим это правило к нашей ситуации.
Документальным подтверждением расходов на ремонт и техническое обслуживание будут акты выполненных ремонтных работ. Расходы на страхование подтвердит страховой полис.
Что касается арендной платы, то для документального подтверждения достаточно договора аренды, акта приема-передачи имущества, счетов и платежных документов на оплату арендных платежей. Правда, ранее Минфин считал обязательным составление акта об оказании услуг по аренде3. Но позже позиция финансового ведомства изменилась. Ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды не нужны, если из договора понятно, какую сумму каждый месяц должен платить арендатор, и если их составление не требуется по условиям договора4.
В числе документов, подтверждающих расходы, не забудьте про путевой лист. Он подтвердит сумму расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Важно помнить, что все реквизиты путевого листа, включая расход бензина исходя из марки топлива, должны быть заполнены правильно. Иначе данные о расходовании ГСМ будут искажены5 . Путевые листы являются первичными документами по учету работы автотранспорта, а также основанием для начисления заработной платы водителям.
К сведению. Если организация не оказывает транспортных услуг на постоянной основе, в ее штате нет должности водителя и сотрудники используют автомобили согласно должностным инструкциям в служебных целях – можно разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на ГСМ. В нем должны быть все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Главное, зафиксировать форму такого документа в учетной политике. Путевой лист можно составлять один раз в месяц, если такая периодичность позволит организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ6.
Таким образом, затраты на техническое обслуживание арендованного у сотрудника автомобиля, текущий ремонт, а также затраты на приобретение ГСМ исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода ГСМ в производственных целях и стоимости его приобретения) могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль7.
Налог на добавленную стоимость при аренде автомобиля у физического лица не возникает, так как гражданин не является плательщиком этого налога. Следовательно, вопрос о возмещении НДС отпадает сам собой.
Обратите внимание! Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Индивидуальный предприниматель является плательщиком НДС8. Сдача ИП в аренду имущества на возмездной основе признается объектом налогообложения по НДС9. И если налоговый орган сможет доказать в суде, что предоставление сотрудником своей машины в аренду содержит признаки предпринимательской деятельности, то возникает объект налогообложения по НДС10.
Налог на доходы физических лиц. Доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду имущества, признаются объектом налогообложения НДФЛ. Налог исчисляется по ставке 13%11. Арендатор в этом случае выступает налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать у сотрудника и уплатить в бюджет налог12.
Единый социальный налог организации платить не придется. Дело в том, что объектом обложения ЕСН не являются выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества13. К таким договорам может быть отнесен и договор аренды транспортного средства без экипажа. Следовательно, арендная плата, выплачиваемая сотруднику, не является объектом налогообложения ЕСН14. Не облагается она и взносами на обязательное пенсионное страхование15.
Пример
ООО «Оптовик» заключило договор со своим штатным сотрудником. Величина арендной платы по договору в месяц 20 000 руб.
Помимо этого, в отчетном периоде ООО понесло следующие предусмотренные договором расходы:
– на обязательное страхование гражданской ответственности на 1 год – 3500 руб.;
– текущий ремонт – 1500 руб.;
– ГСМ (приобретается водителем за наличный расчет) – 1000 руб.
Оценочная стоимость машины – 1 000 000 руб. (табл. 1).
Рассмотрим бухгалтерский учет аренды автомобиля без экипажа.
Таблица 1
|
Содержание операции |
Корреспонденция счетов |
Сумма, руб. |
Примечание |
|
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
Принят на учет автомобиль |
001 |
1 000 000 |
Арендованное организацией имущество необходимо учитывать на забалансовом счете 001 |
|
|
Начислено вознаграждение по договору аренды автомобиля |
20 |
73 |
20 000 |
В целях бухгалтерского учета плата за аренду имущества, используемого в производственных целях, является для организации-арендатора расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расчеты проводятся с применением счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами |
|
Удержан НДФЛ |
73 |
68 |
2600 |
20 000 х 13% |
|
Осуществлена выпла-та физическому лицу |
73 |
50 (51) |
17 400 |
20 000 – 2600 |
|
Сумма страховой премии отражена в составе расходов будущих периодов |
97 |
76 |
3500 |
Затраты, понесенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим периодам, отражаются как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.), в течение периода, к которому они относятся (п. 65 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н ). Так как договор страхования заключен на 12 месяцев, уплаченная страховая премия учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов» и равномерно списывается в дебет счета 20 «Основное производство» по 1/12 |
|
Отражены расходы |
20 |
60 |
1270 |
Расходы по ремонту являются расходами по обычным видам деятельности организации и признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 5, 18 ПБУ 10/99) |
|
Выделен и принят |
19 68 |
60 19 |
230 230 |
НДС может быть принят к вычету при соблюдении условий статей 171, 172 НК РФ |
|
ГСМ: 1) выданы водителю денежные средства |
71 |
50 |
1000 |
Выдача наличных денег сотрудникам производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18) |
|
2) представлен авансовый отчет |
10 |
71 |
1000 |
При составлении авансового отчета об израсходованных суммах используется форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Не забудьте приложить чеки контрольно-кассовых машин, выданные на АЗС, с указанием в них необходимых реквизитов |
|
3) списаны расходы |
20 |
10 |
1000 |
Списание ГСМ на расходы в целях бухгалтерского учета производится в фактически израсходованном объеме |
Источник: http://www.vkursedela.ru/article1515/