Зачем нужна бухгалтерская справка

Е. Диркова, аудитор

Термины «бухгалтерская справка», «справка бухгалтера», «справка бухгалтерии» в профессиональной среде и в методической литературе встречаются постоянно. Но практика аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры недостаточно осведомлены о назначении подобных документов и допускают ошибки при их оформлении.

Первичный учетный документ

Статус бухгалтерской справки установил Налоговый кодекс. Под названием «справка бухгалтера» она отнесена к первичным учетным документам (ст. 313 НК РФ). Эти документы могут быть приняты в качестве оправдательных, если соблюдены все требования, предъявляемые к их оформлению (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для стандартных учетных документов разработаны альбомы унифицированных форм. Унифицированные системы первичной учетной документации охвачены Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299. Для них в ОКУД предназначен отдельный класс – «03». Но справка бухгалтера в этот класс не включена. Некая справка предусмотрена лишь для бюджетных учреждений и организаций, ей присвоен код 0504833. Форма этой справки представлена в приложении 2 к инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н. Она применяется для отражения тех операций, по которым не требуются первичные документы от плательщиков и получателей средств бюджетов, а также при исправлении ошибок в бухгалтерских документах. Для организаций, не работающих по бюджетному Плану счетов, регламент бухгалтерской справки не установлен.

Порядок применения

Поскольку для справки бухгалтера типовой формы не предусмотрено, лучше ее утвердить в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н). При разработке формы для наименования этого документа рекомендуем использовать терминологию налогового законодательства – «справка бухгалтера». А также обозначить сферу ее применения. Она ограничена хозяйственными операциями, которые совершаются в самой бухгалтерии. Например, для начисления штрафа или пеней за нарушение условий договора бухгалтерская справка не применяется. Эти хозяйственные операции отражаются в учете на основании решения суда или письменного согласия контрагента. А вот начисление амортизации основных средств, пеней по налогам – чисто бухгалтерские операции. Ответственность за них никто, кроме работников бухгалтерии, не несет.

Справка бухгалтера используется и для определения расчетных сумм. Например, если фирма продает товары, как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет частичных сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом.

Наконец, справка бухгалтера – это документ для описания бухгалтерских ошибок и обоснования их исправлений (п. 21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Исправляем ошибки

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете установлен пунктом 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н. Формы бухгалтерской отчетности корректировке не подлежат. Налоговое же законодательство требует корректировки данных по дате совершения ошибки (ст. 81 НК РФ). Таким образом, справка об ошибке может относиться одновременно к бухгалтерским регистрам текущего отчетного периода и налоговым регистрам прошлых налоговых периодов.

Рассмотрим пример «комплексной» справки, содержащей несколько взаимосвязанных хозяйственных операций.

Пример

Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Высота» неправильно сформировало первоначальную стоимость административного здания. На расходы (в бухгалтерском и налоговом учете) была необоснованно отнесена арендная плата за участок, на котором велось строительство здания. Письмом Минфина России от 29 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/228 со ссылкой на пункт 1 статьи 257 Налогового кодекса разъяснено, что до ввода объекта в эксплуатацию все затраты подлежат включению в его первоначальную стоимость. Необходимость исправлений подтверждена аудитором.