Что должен знать бухгалтер по кадровому вопросу?

Источник: Практический журнал "Горячая линия бухгалтера"

В период кризиса взаимоотношения с трудовой инспекцией становятся особенно актуальными. Большинство предприятий вынуждены отправлять работников в отпуска без содержания, проводить сокращения, уменьшать затраты на заработную плату. В такой ситуации Трудовые инспекции должны активизироваться, потому что нарушения Трудового законодательства наблюдаются сплошь и рядом.
В любой организации, использующей наемную рабочую силу должны быть документы, регулирующие отношения в сфере труда. Основным законодательным актом, на который мы должны опираться в этих вопросах, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Давайте рассмотрим, какие документы должны быть обязательно во всех организациях. 
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, который регламентирует в соответствии с Трудовым законодательством РФ, основные права и обязанности работника и работодателя. В нем вы должны описать порядок приема, увольнения, режимы работы, время отдыха работника, меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений (ст. 189, 190 ТК РФ).
Штатное расписание должно быть в каждой организации, утверждаться генеральным директором, по крайней мере, один раз в год и применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, месячная заработная плата в рублевом исчислении.«Вилки окладов в штатном расписании не допускаются». Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся вакансий для приема на работу, служить доказательством правоты работодателя в случае судебных разбирательств трудовых споров работников с работодателем. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. 
Трудовые отношения с работниками оформляются трудовыми договорами или контрактами. В соответствии с действующим законодательством трудовой договор (контракт) представляет собой соглашение между трудящимся и организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Организация же в свою очередь обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. 
В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры (контракты) заключаются: 
1) на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу; 
2) на определенный срок, не более пяти лет (срочный трудовой договор). 
Митюкова Э.С.: «Когда мы говорим о Трудовом договоре, помимо подписи сотрудника в конце Трудового договора, обязательно ещё должна подпись о том, что сотрудник свой экземпляр Трудового договора получил. Желательно, чтобы там была ссылка, что он с правилами внутреннего трудового порядка ознакомлен».
Должностные инструкции четко определяют обязанности работника, что облегчает, в частности, наложение взысканий на недобросовестных работников. Должностные инструкции должны быть разработаны для каждой имеющейся в штатном расписании должности. Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись. При получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с содержанием инструкции он ознакомлен и с ее требованиями согласен. Митюкова Э.С.: «Должностные инструкции. Их можно заменить отражением должностных обязанностей в Трудовом договоре». Объединение трудового договора и должностной инструкции, на наш взгляд, неудобно и усложняет документооборот. Обязанности работника редко остаются неизменными в течение его трудовой деятельности, тем более, в случае заключения бессрочного договора. Значит, при каждом изменение нужно будет заключать дополнительное соглашение к трудовому договору, проще внести изменения в должностную инструкцию.
Глава 14 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей не разглашать (кроме случаев, определенных законом), защищать и хранить персональные данные работника, поэтому на предприятие должно быть разработано положение о защите персональных данных работников, в котором описаны меры, предпринимаемые им, для сохранности документов, содержащих индивидуальные данные сотрудников предприятия.
В Трудовом кодексе РФ целый раздел (Раздел X ТК РФ) посвящен мерам, которые должен проводить работодатель, обеспечивая безопасные условия труда своим работникам. Таким образом, в каждой организации должны быть составлены и доведены до сведения работников инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов, механизмов и т.д. Кроме того, должны проводиться инструктажи по охране труда, проверяться знания требований охраны труда, при чем работники должны расписаться, в том, что присутствовали на этих мероприятиях. За отсутствие указанной документации к юридическому лицу могут быть применены штрафные санкции.
В рамках действий по охране труда должна быть проведена аттестация рабочих мест. В Трудовом кодексе говорится «Аттестация рабочих мест по условиям труда — оценка условий труда на рабочих местах в целях выявления вредных и (или) опасных производственных факторов и осуществления мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда. Аттестация рабочих мест по условиям труда проводится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда». Порядок аттестации утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 31 августа 2007 г. № 569. Митюкова Э.С.: «аттестация должна быть по всем без исключения. Даже если один человек у вас работает. Она должна проводиться один раз в пять лет». Трудовая инспекция проверяет и освещенность рабочих мест, и температурный режим, и размер рабочего пространства и прочие условия обеспечения нормальных условий.
Перечисленные кадровые документы далеко не все, которые мы должны иметь на своем предприятии. Приказы о приёме и увольнении, о переводе работника на другую работу, о предоставление отпуска, личные карточки по форме Т2, личные дела, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате должны быть на каждого сотрудника. Табель учёта рабочего времени, книгу учёта трудовых книжек нужно вести обязательно. 
Табель учета рабочего времени является первичным документом для начисления заработной платы. В постановление от 5 января 2004 г. № 1 Государственного комитета российской федерации по статистике предложены две формы Т-12 и Т-13, вы можете формы изменить под нужды предприятия, но вести табель вы обязаны. 
Перечисленные документы Трудовая инспекция проверяет во время контролирующих посещений в первую очередь. Существует ряд документов, которые не обязательны, но потенциально необходимы. Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. (ст.40 ТК РФ) В нем вы можете отразить все нюансы, касающиеся обязательств работников и работодателя. И при решении спорных вопросов, которые рано или поздно возникнут на предприятии, коллективный договор будет хорошим подспорьем.
Положение об охране коммерческой тайны, в нем необходимо указать какая информация является секретной, какая конфиденциальной, какие специалисты имеют доступ к данной информации и мера ответственности за разглашение этой информации. Положение не должно противоречить действующему законодательству.
Очень важным документом для работодателя является Договор о материальной ответственности. Согласно трудовому законодательству, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. И фактически взыскать ущерб в полном объеме возможно только при наличии Договора о полной материальной ответственности.
В положениях об оплате труда и премировании вы должны отразить все виды начислений, которые будете производить своим работниками и источники этих начислений.
Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Таким образом, договоры о полной материальной ответственности не могут заключаться с лицами, которым материальные ценности непосредственно не передаются для осуществления их производственной деятельности. Обязательно заключение таких договоров с кассирами и кладовщиками.
Сейчас в период кризиса администрации многих предприятий проводят сокращения штатов, отправляют сотрудников в отпуска без сохранения заработной платы или устанавливают неполный рабочий день. Рассмотрим эти ситуации с точки зрения законодательства, чтобы вы могли провести такие мероприятия не нарушая закон.
Начнем с отпуска без сохранения заработной платы. Сразу же нужно сказать, что «вынужденные отпуска за свой счет», связанные с ухудшением финансово – экономического положения предприятия по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены. В соответствии с разъяснением Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 6, которое действует до сих пор, отпуска без сохранения заработной платы могут предоставляться только по просьбе работников по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. 
В случае, если работники не по своей вине не могут выполнять обязанности, предусмотренные заключенными с ними трудовыми договорами, то работодатель обязан оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада). Следовательно, отправление работников в отпуск за свой счет без их согласия является грубым нарушением трудового законодательства, и период, когда они не работали, должен быть оплачен как вынужденный простой.
Таким образом, если вы прибегаете к подобной мере, то у вас должно быть заявление от работника с просьбой предоставить ему отпуск без содержания, написанное собственноручно, не допускается такие заявления печатать на компьютере. В стаж работы, дающий право на очередной оплачиваемый отпуск включается время отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью не более 14 дней.
Теперь поговорим о неполном рабочем дне. Согласно Трудовому кодексу РФ по соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.
Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. 
Рассмотрим расторжение трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников.
Для законности применения этого основания, должно быть выполнено пять условий:
1) действительно провести сокращение штата вашей организации. Вы должны издать приказ, вносящий изменение в штатное расписание, изменить его. При этом численность старого штата должна быть больше численности нового;
2) соблюдать преимущественное право. Статья 179 ТК РФ определяет эти права «При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы». Статья же 261 вообще запрещает расторжение трудового договора с женщинами, имеющими детей в возрасте до трех лет, одинокими матерями, воспитывающими ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет), другими лицами, воспитывающими указанных детей без матери, по инициативе работодателя;
3) работодателем предпринята попытка трудоустроить работника, с его согласия в данной организации на другую имеющуюся должность, но либо он отказался от предложенной должности, либо в организации нет соответствующей работы. Под другой работой понимается вакансия, имеющаяся на этом предприятии, которая соответствуют занимаемой до увольнения должности работника, либо нижеоплачиваемая, но отвечающая уровню образования, квалификации, опыта работы и состоянию здоровья. Увольнение по сокращению штата может быть признано неправомерным и в случае, если будет доказано, что на предприятии были вакантные рабочие места, занять которые не было предложено увольняемому работнику;
4) работник был письменно под расписку предупрежден за два месяца об его увольнении. На предупреждении об увольнении, либо на приказе о внесении изменений в штатное расписание работник должен не только поставить свою подпись, но и указать дату своего ознакомления. Работодатель с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения срока, указанного в части второй настоящей статьи, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении;
5) работодатель предварительно запросил мнение профкома о намечаемом увольнении работника — члена профсоюза (ст. 373 ТК РФ). 
В профсоюз работодатель отправляет проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия указанного решения.

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение семи рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов рассматривает этот вопрос и направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Мнение, не представленное в семидневный срок, работодателем не учитывается.
В случае, если выборный орган первичной профсоюзной организации выразил несогласие с предполагаемым решением работодателя, он в течение трех рабочих дней проводит с работодателем или его представителем дополнительные консультации, результаты которых оформляются протоколом. При недостижении общего согласия по результатам консультаций работодатель по истечении десяти рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов имеет право принять окончательное решение, которое может быть обжаловано в соответствующую государственную инспекцию труда. Государственная инспекция труда в течение десяти дней со дня получения жалобы (заявления) рассматривает вопрос об увольнении и в случае признания его незаконным выдает работодателю обязательное для исполнения предписание о восстановлении работника на работе с оплатой вынужденного прогула.
Если хотя бы одно из пяти перечисленных условий не было соблюдено, то работник по его иску будет восстановлен судом на прежней работе. 
Закон мы соблюли, выполнили требования ТК РФ, теперь мы должны провести начисление всех положенных, сокращенному работнику выплат. 
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации, либо сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения.
В исключительных случаях, средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
Кроме выходного пособия, с работником, уволенным по сокращению штатов, нужно провести окончательный расчет по зарплате и выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска. Если сотрудник не был в отпуске несколько лет, то компенсация выплачивается ему за все годы. В случае, когда работник отгулял отпуск авансом и на момент увольнения не отработал его, удержание излишне начисленных отпускных не производится.
Выходные пособия увольняемых сотрудников в связи с сокращением численности или штата работников не подлежат налогообложению:
1) ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ);
2) НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
3) страховыми взносами в ФСС (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765).
Выходное пособие рассчитывается исходя из среднего заработка, бухгалтер должен сделать проводки:

Дебет счетов 20 (23, 25, 26, 44),
Кредит счета 70 — начислено пособие.
Дебет счета 70,
Кредит счета 50 — выплачено пособие.

Начисление и выплата среднемесячного заработка отражается в бухучете аналогично выходному пособию. 
Согласно письму Минфина России от 26.09.2008 № 03-03-06/1/546, все пособия увольняемым сотрудникам признаются расходами, даже если основания их выплаты не предусмотрены трудовым законодательством.
Компенсация за неиспользованный отпуск подлежит обложению НДФЛ, но не облагается ЕСН, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев, значит проводки будут следующими:

Дебет счетов 20 (23, 25, 26, 44),
Кредит счета 70 — начислено компенсация.
Дебет счета 70,
Кредит счета 68 — удержан НДФЛ.
Дебет счета 70,