Отдельные вопросы по отпускам

Источник: Практический журнал "Горячая линия бухгалтера"

График отпусков

График отпусков — сводный график, применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график (форма № Т-7).

Он должен быть составлен в организации не позднее, чем за две недели до начала года. Если в течение года приходит новый сотрудник, то необходимо издать приказ об изменении график отпусков и внести в список нового сотрудника. С графиком отпусков под подпись должны быть ознакомлены все сотрудники. Не позднее, чем за две недели до начала отпуска мы должны уведомить сотрудника в письменном виде извещением в произвольной форме. Митюкова Э.С.: «Если Вы это не делаете, как минимум, в приказе на отпуск, где он расписывается, что он ознакомлен с этим приказом, со всем согласен, внизу пишем, что о начале отпуска за такой-то период был уведомлён». Есть другой вариант, как только сотрудник приносит заявление с просьбой предоставить ему очередной оплачиваемый отпуск, тут же пишете уведомление, датированное двумя неделями раньше, чем дата начала отпуска в заявлении. Если есть необходимость перенести отпуск по семейным обстоятельствам, то работник пишет заявление и вы издаете приказ и вносите изменение в график отпусков. Если возникает производственная необходимость, то издаете приказ и вносите изменение в график отпусков.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Если в первый год перенесли отпуск на другой период по производственной необходимости, то на второй год минимум годовой отпуск работник должен отгулять. Если работник в возрасте до восемнадцати лет или работник, занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, то запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Если работник в первый год не использовал свой отпуск, то на второй год он может использовать два отпуска, либо целиком, либо разделить его на части. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Допускаются ли денежные компенсации неиспользованных ежегодных отпусков? Митюкова Э.С. прокомментировала так: «У нас по отпускам есть ограничение, что сотрудник должен ходить в отпуск обязательно. Компенсацию можно взять только при увольнении. Более 28 дней, если это отпуска не за вредные условия труда, не за ненормированный рабочий день, можно выплатить компенсацию. Скажем, в Коллективном договоре установлено, что на вашем предприятии ежегодный отпуск имеет продолжительность 30 дней. За два дня можно будет взять компенсацию».

Не соглашусь с лектором в том, что дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день нельзя заменить компенсацией. В ст. 126 ТК РФ сказано: «Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях». Как видим дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, вполне можно заменить компенсацией.

Может возникнуть необходимость отозвать работника из отпуска. Это можно сделать только с согласия работника, при этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Должен быть издан приказ на отзыв из отпуска, пересчитаны отпускные, излишне начисленные суммы удержаны с работника, внести изменения в табель учета рабочего времени. Хочется дать совет отзывать работников только в случае, когда по-другому поступить не представляется возможным. Например, его срочно нужно направить в командировку. Договаривайтесь с сотрудником и переносите неиспользованные дни отпуска на другое время, когда по табелю учета рабочего времени он будет присутствовать на рабочем месте, а фактически догуливать свой отпуск.

Отпускные должны быть выданы не позднее, чем за три дня до предстоящего отпуск. Если вы, даже по независящим от вас причинам, нарушили срок выплаты, то согласно ст. 236 Трудового кодекса РФ «работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно». Компенсация за задержку не облагается никакими налогами, но выдается за счет чистой прибыли.

А как быть в ситуации, если у сотрудника что-то случилось, и он с завтрашнего дня берёт неделю отпуска или три дня от отпуска?

Митюкова Э.С.: «Он может пойти в отпуск без сохранения заработной платы. А с сохранением, Вы должны выплатить отпускные не позднее, чем за три дня. Вы можете пойти навстречу работнику. Никто Вам это не запрещает делать. Вы всё это закрепляете графиком отпусков. Но то, что Вы ему отпускные не выдали раньше, Вы нарушили трудовую дисциплину. Вас оштрафует Трудовая инспекция».

Опять же есть простой выход из создавшейся ситуации. Выдаете отпускные в день обращения или на следующий день, а все документы на предоставление отпуска оформляете тремя днями позже. Работник уходит, тогда когда ему удобно, но возвращается на рабочее место раньше, чем определено в приказе на отпуск, конечно по договоренности с сотрудником. Понятно есть риск, что с сотрудником в тот день, когда он считается находящемся на рабочем месте, может произойти непредвиденные ситуации. Например, несчастный случай, тогда для работодателя возникнут осложнения. Поэтому, чтобы обезопасить себя от неожиданностей берите с работника заявление на отпуск без сохранения заработной платы с дня, когда он фактически покидает рабочее место до дня начала отпуска, по документам. Потом просто уничтожите это заявление.

Операция несколько нарушает установленный порядок, но не влечет грубого нарушения трудового законодательства. Такие ситуации говорят о несовершенстве законодательства, которое не всегда учитывает возможные жизненные обстоятельства. 

Напомним, что при расчете среднего заработка для отпускных берём в отработанные календарные дни, в отличие от расчета среднего заработка для командировок и пособий по временной нетрудоспособности и декретных отпусков, при расчете которых берутся рабочие дни. Порядок расчета среднего заработка отражен в постановление правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Индексация заработной платы для расчета среднего заработка

Законодательство нас обязывает при повышении заработной платы проводить индексацию при расчете среднего заработка. Митюкова Э.С.: «Если вы не проводите индексацию, во-первых, штрафует Трудовая инспекция, потому что вы ущемляете права работников, отпускные они получают меньше, средний заработок меньше. Штрафует налоговая, потому что НДФЛ, ЕСН, пенсионное тоже меньше. Ведь это недоимки».

Пример.
Иванов И. И. подал заявление с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск с 15.11.2008.
Для расчета среднего заработка берем начисления с 1.11.2007 по 30.10.2008.
Предположим у Иванова оклад — 15000 руб.
Премия — 25% от оклада (3750 руб.).
Премия — 3000 руб.
Но в мае 2008 было повышение, а до 01.05.2008 оклад был равным 14 000 руб., соответственно премия 3500 руб. и постоянная премия 3000 руб..
Для расчета среднего заработка мы должны произвести индексацию начислений с 12.2007 по 04.2008, т.е. за 5 месяцев.
Найдем коэффициент пересчета 15 000 / 14 000 = 1, 07.
Начислений подлежащих индексации оклад 14 000 × 5 = 70 000.
Премия 3500 × 5 = 17 500.
Итого 87 500.
Посчитаем общий фонд для среднего заработка.
15000 × 7 + 3750 × 7 + 3000 ×12 + 87 500 × 1,07 = 260 875 руб.

На практике редко бывает, чтобы работник отработал весь период без больничных, командировок, отпуска без сохранения заработной платы и прочее. Таким образом, бухгалтер должен проиндексировать начисления каждого месяца отдельно, с учетом всех перечисленных ситуаций.

Теперь нужно разделить на 12 месяцев, а за тем на коэффициент 29.4, получим среднедневной заработок для расчета отпускных.

Может сложиться другая ситуация, когда индексация заработной платы происходит в середине отпуска сотрудника. Как быть в этом случае? Бухгалтер должен пересчитать начисление, сделанное работнику на время отпуска.

Пример
Возьмем данные предыдущего примера. 
Пока Иванов И.И. был в отпуске, 1 декабря 2008 г. прошло повышение заработной платы, и оклад Иванова стал 15500 руб..
Предположим, что продолжительность отпуска 28 календарных дней, значит четырнадцать дней был старый оклад, а последние четырнадцать дней оклад 15 500 руб..
Рассчитываем коэффициент индексации 15 500 / 15 000 = 1,03
Всю сумму отпускных делим на 28, умножаем на 14 дней. Полученный результат умножаем на коэффициент 1,03 и выплачиваем сотруднику разницу.
Начисленные отпускные, предположим 20 тысяч руб..
20 000 / 28 = 714,28
714,28 × 14 = 10 000 руб. было начислено за 14 дней.
10 000×1,03 = 10 300 руб. должно быть начислено после повышения заработной платы.
10 300 – 10 000 = 300 руб. именно такую разницу мы должны начислить работнику.
Начисляем все налоги, удерживаем НДФЛ и выплачиваем оставшуюся сумму.

Переходящие отпуска.

По законодательству отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска независимо от того, переходящий отпуск или нет. 

Одновременно со всей суммы отпускных надо начислить: единый социальный налог; налог на доходы физических лиц; взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве; взносы на обязательное пенсионное страхование.

НДФЛ перечисляется полностью в день получения средств в банке на выплату отпускных, либо день перечисления отпускных на лицевой счет работника. Остальные же налоги и взносы уплачиваются вместе с налогами и взносами, начисленными с зарплаты за истекший месяц.

Для расчета налога на прибыль при «переходящем» отпуске, когда первая часть отпуска приходится на один месяц, а вторая часть — на другой месяц, отпускные должны учитываться в расходах каждого месяца.
То есть налогоплательщик, полностью учтет сумму отпускных по переходящему отпуску в расходах того месяца, в котором она начислена, то будут завышены расходы текущего месяца. Это может привести к спору с проверяющими и, как следствие, к начислению пеней. Если же из-за несвоевременного включения всей суммы отпускных в расходы будет выявлена недоплата налога на прибыль за год, то инспекция может оштрафовать организацию. Такая ситуация возможна при учете отпускных за отпуск, начавшийся в декабре одного года и закончившийся в январе другого. Но если у организации отчетный период по налогу на прибыль — квартал и оба месяца, за которые начисляются отпускные, приходятся на один отчетный период, то занижения налога не будет.

Разберемся с ЕСН: «Для бухучёта этот ЕСН делится через 97 счёт. Для налога на прибыль можете сразу поставить на расходы. Но можете сделать одинаково с бухучётом, можете делить. Вы сами это прописываете приказом об учётной политике».На мой взгляд, всё-таки в этом вопросе стоит придерживаться единообразия и ЕСН поделить и для бухгалтерского и для налогового учета, если это существенно не влияет на сумму налога на прибыль или сумму авансового платежа.

Используя данные примера, определимся с проводками в бухгалтерском учете. Значит, в октябре мы должны сделать проводки:

Дебет счетов 20 (23, 25, 26, 44),
Кредит счета 70 — октябрьская часть отпускных.
Дебет счета 97,
Кредит счета 70 — ноябрьская часть отпускных.
Дебет счетов 20(23, 25, 26, 44),
Кредит счета 69 — ЕСН на октябрьская часть отпускных.
Дебет счета 97,
Кредит счета 69 — ЕСН на ноябрьскую часть отпускных.
В ноябре:
Дебет счета 20(23, 25, 26, 44),
Кредит счета 97 — сумма ноябрьской части отпускных.
Дебет счетов 20(23, 25, 26, 44),
Кредит счета 97 — сумма ЕСН ноябрьской части отпускных.

Митюкова Э.С. пересказала мнение Минфина, что для налога на прибыль переходящие отпуска нужно делить.

Однако существуют судебные решения, в которых говорится, что затраты на переходящий отпуск признаются в полном объеме в периоде их начисления вне зависимости от дней отпуска, приходящихся на расчетный месяц. 

Из судебной практики. 

Суд постановил, что расходы, начисленные в ноябре-декабре 2004 и декабре 2005 гг. за отпуск, приходящийся на другой налоговый период, должны быть признаны расходами предыдущего налогового периода в полном объеме без деления на части (Постановление ФА С Западно-Сибирского округа от 23.01.2008 № Ф04-222/2008(688-А27-37), Ф04-222/2008(741-А27-37)).

В другом решении говорится, что пропорциональный расчет отпускных вообще не предусмотрен Налоговым кодексом. Арбитры указали на то, что из буквального толкования ст. 272 Налогового кодекса не следует, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2007 № Ф04-8300/2007(40621-А75-15)).

Таким образом, точка в этих спорах пока не поставлена и требуется доработки законодательства, касающегося этого вопроса, но пока рекомендую придерживаться мнения Минфина.

Декретный отпуск.

Вопросы декретного отпуска: его продолжительность, способы исчисления, возможность присоединения к декретному отпуска ежегодного отпуска — освещаются в Трудовом Кодексе РФ. Статья 255 ТК РФ говорит, что женщинам предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов. То есть отпуск предоставляется сразу на весь период — 140 календарных дней (или больше), и не важно, сколько дней было использовано до родов. Например, если роды наступили на 10 дней раньше предполагаемого срока, и дородовой отпуск составил 60 дней, послеродовой автоматически увеличивается на 10 дней, то есть будет уже не 70 дней, а 80. Если будущая мама пожелает оформить полагающийся очередной ежегодный оплачиваемый отпуск и использовать его непосредственно перед декретным отпуском или после него, работодатель обязан пойти ей навстречу. Об этом свидетельствует ст. 260 ТК «Гарантии женщинам при установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»: перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине, по ее желанию, предоставляется ежегодный отпуск независимо от стажа работы в данной организации.

Кроме того, в соответствии с законом, по просьбе сотрудницы работодатель обязан установить неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. По статье 93 ТК РФ для этого вам беременная сотрудница должна представить медицинское заключение с соответствующей рекомендацией.

Основанием начисления пособия по беременности и родом является листок временной нетрудоспособности. Пособие по беременности и родам выплачивается застрахованной женщине в размере 100 процентов среднего заработка, но не может превышать максимальный размер пособия по беременности и родам, установленный федеральным законом о бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на очередной финансовый год, в 2009 г. он равен 25 390 руб.. Планируется, что максимальный размер на 2010 — 27 170 руб. и 29 020 руб. на 2011 г.

Если беременная женщина, имеет страховой стаж менее шести месяцев (не стаж работы на вашем предприятии, а именно страховой стаж), пособие по беременности и родам выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, т.е. 4 330 руб.. Если женщина работает у вас по совместительству, вы ей также должны начислить пособие по беременности и родам, если она вам предоставит листок временной нетрудоспособности.

Пособия по беременности и родам исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам.

Средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем деления суммы начисленного заработка на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата.

Размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем умножения размера дневного пособия на число календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам.

Пособие выплачивается полностью за счет средств ФСС, поэтому в бухгалтерском учете мы должны сделать следующие проводки:

Дебет счета 69-1,
Кредит счета 70 — начисление пособия.
Дебет счета 70,
Кредит счета 50 — выплата пособия.

Сумма пособия по беременности и родам не подлежит обложению НДФЛ, на сумму пособия по беременности и родам не начисляются ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме оплаты декретного отпуска действующее законодательство устанавливает несколько видов пособий для будущих мам. Часть пособий зависит от размера заработной платы, часть установлена в фиксированном размере и от размера заработной платы будущей или молодой мамы не зависит. В фиксированном размере установлены: пособие при постановке на учет в срок до 12 недель беременности — 300 руб.; пособие при рождении ребенка — 8000 руб., но теперь мы должны учитывать федеральный закон от 24.07.2007 № 198-ФЗ «О федеральном бюджете на 2008 г. и на плановый период 2009 и 2010 гг.», который установил размер индексации государственных пособий гражданам, имеющим детей, предусмотренных ст. 4.2 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (в том числе единовременного пособия при рождении ребенка). Размер индексации установлен с 1 января 2008 г. — 1,085, с 1 июля 2008 г. — 1,0185. Значит на сегодняшний момент пособие при рождении ребенка равно (8000 руб. × 1,085 × 1,0185) = 8840,58.

Пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет зависит от зарплаты мамы и равно 40% от среднего её заработка, но не может быть более 6510 руб. в месяц и менее 3255 руб.

Сумма рассмотренных пособий не подлежит обложению НДФЛ, не начисляются ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

По заявлению женщины, может предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Пособия по государственному социальному страхованию в период указанного отпуска равно МРОТ — 4330 рублей.