ТОРГ-12

Общие правила составления

Товарная накладная ТОРГ-12 предназначена для документирования операций по продаже товаров, форма и Указания по ее заполнению утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.12.1998 N 132. Товарная накладная ТОРГ-12 содержит все сведения, необходимые для описания операции, начиная с количественных показателей и заканчивая стоимостной оценкой реализуемых товаров. Есть в ней место и для идентификационных данных, таких как адрес, телефон, факс, банковские реквизиты участников сделки и даже основание отпуска товаров на реализацию.

В Указаниях по заполнению унифицированной формы говорится, что она составляется в двух экземплярах. Первый остается у организации, сдающей товары, и является основанием для их списания, второй передается организации, приобретающей товары, и служит основанием для оприходования приобретаемых товаров. Данное положение касается непосредственных участников сделки купли-продажи товаров: поставщика и покупателя. При этом в самой накладной предусмотрено место для данных грузоотправителя и грузополучателя, которые могут быть промежуточными звеньями в цепочке реализации товаров. Заметим, именно эти лица - грузоотправитель и грузополучатель, а не поставщик и покупатель, расписываются в отпуске (приемке) груза (товаров). Как известно, подписи должностных лиц являются обязательными реквизитами "первички", поэтому в накладной нужно указать данные всех участников сделки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Если эту норму воспринимать буквально, то для принятия документов к учету нужно соблюсти форму. О заполнении ее реквизитов в Законе о бухгалтерском учете не говорится, но это подразумевается. Ведь для того они и вводятся, чтобы обеспечить правильное и полное отражение в учете хозяйственной операции. Другое дело, что не все из них могут являться обязательными, отдельные поля могут быть не заполнены, но это уже следует решать бухгалтеру индивидуально в каждом конкретном случае.

Нужна ли печать на товарной накладной?

На многих документах для закрепления их юридической силы предусматривается место печати. В указаниях по заполнению товарной накладной нет прямого требования по проставлению печати. В то же время в бланке накладной есть реквизит "М.П." (причем сразу в двух местах), поэтому печать поставить придется.

В пользу проставления в товарной накладной печатей говорят нормы отраслевых документов. В частности, нормами п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли <1> установлено, что накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Безусловно, в отраслевом документе не конкретизировано, о какой накладной идет речь, но это не мешает применить рекомендации в отношении формы ТОРГ-12.

--------------------------------

<1> Утверждены Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5.

Заметим, печать нужна не только для контролирующих органов, но и для защиты собственных интересов компании. Предположим, что организация самостоятельно доставляет товар. Тогда экспедитор (водитель) не всегда может проверить полномочия лица, принимающего товар (речь идет о доверенности). С покупателем в случае его недобросовестности могут возникнуть проблемы: например, он откажется от того, что получал товар, и потребует вернуть деньги. Подобные беспочвенные претензии проще будет оспорить, если на накладной есть печать грузополучателя (покупателя), который принял (оприходовал) товар.

Оформление накладных обособленными подразделениями

В организациях торговли товары могут передаваться не только головному подразделению (основному складу), но и непосредственно обособленному подразделению (например, при передаче товара розничным магазинам). Может возникнуть обратная ситуация, когда обособленное подразделение (филиал) организации занимается не оприходованием товаров, а их отгрузкой в адрес покупателя. В обоих случаях подразделение представляет интересы юридического лица - компании, которая фактически является участником в договорных отношениях купли-продажи (поставки) товаров. Филиалы в силу норм ст. 55 ГК РФ не являются юридическими лицами и могут заключать договоры только от лица головной организации на основании доверенности. Обособленные подразделения, не являющиеся филиалами, договоры не заключают, а могут лишь исполнять обязанности головной организации, предусмотренной заключенным договором. Возникают два вопроса: нужно ли указывать сведения о филиале (обособленном подразделении) и как заверять такую накладную?

В отношении сведений о филиале (обособленном подразделении) можно сказать, что в товарной накладной предназначены поля для всех участников сделки купли-продажи, в том числе для тех, кто фактически отпускает (принимает) товар. Поэтому считаем, что если отгрузка товара произведена и оформлена филиалом компании, то в накладной следует указать данные филиала и дополнить их сведениями о головном подразделении, от имени которого заключен договор на реализацию товаров. То есть филиал, фактически отгрузивший товар, может указать данные о себе в поле "Организация-грузоотправитель", в то время как в поле "Поставщик" оно может указать сведения о головном подразделении организации. В обратной ситуации, когда филиал принимает товары, его данные помещаются в поле "Грузополучатель", а в поле "Плательщик" можно указать сведения о головном подразделении, за счет которого оплачен приобретенный товар. Считаем, что указанный порядок применим и в отношении обособленного подразделения, которое также может со своего склада отпускать и принимать товар.

Следует напомнить, что в товарной накладной расписывается не только непосредственный "сдатчик", но и лицо, разрешившее отпуск, а также главный (старший) бухгалтер. Указанные лица могут являться сотрудниками головного офиса, что не меняет рассмотренного порядка составления накладной. Если подразделение указало не всех лиц, отсутствие в товарной накладной обязательных реквизитов в графах "Отпуск груза разрешил, должность, подпись, расшифровка подписи", "Главный бухгалтер, подпись, расшифровка подписи" само по себе не опровергает факт передачи и оприходования товара (Постановление ФАС МО от 13.04.2009 N КА-А41/2728-09).

Обратите внимание! При передаче товара из головного офиса в филиал оформлять товарную накладную не нужно. Для этого есть отдельный документ - накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма ТОРГ-13), на основании которой производятся записи в аналитическом складском учете. Данный документ применяется для учета движения товаров, тары внутри организации между ее структурными подразделениями.

По вопросу заверения накладной, если ее выписывает филиал (обособленное подразделение) организации, печатью необходимо пояснить следующее. Дело в том, что у организации как у юридического лица должна быть одна печать. Если исходить из этого, то при передаче товара обособленным подразделением заверение оттиском печати на накладной становится невозможным, так как печать компании хранится в одном месте.

Вместе с тем обособленными подразделениями часто используются так называемые дополнительные печати (печати для документов и др.). Ранее, когда на счетах-фактурах требовалась печать, налоговики допускали использование обособленными подразделениями дополнительной печати, в которой содержатся все обязательные реквизиты организации (ИНН, наименование и местонахождение структурного подразделения). На основании сказанного полагаем, что нет достаточных оснований требовать от филиала (обособленного подразделения) проставления в ТОРГ-12 основной печати организации. Это обуславливает применение в хозяйственной деятельности дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через филиалы и подразделения организаций. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами филиала (обособленного подразделения) утверждается распорядительным документом по организации. При этом использование таких печатей на документах все же сохраняет определенные риски.

Составление накладных на передачу тары

Достаточно часто товар передается с тарой, на которую также должны быть выписаны расходные документы. Проще всего отразить в учете тару, которая передается от продавца к покупателю, на основе документов, выписываемых на товар, где стоимость тары выделена отдельной строкой. То есть сначала указывается товар, а затем тара - в количественной и стоимостной оценке. При этом для тары нет необходимости указывать массу брутто (графа 9) и количество в одном месте (количество мест) (графы 7 и 8). Эти сведения указываются в обязательном порядке для товара, который передается в таре поставщика. Напомним, для тары нужно указать стоимостную оценку даже в том случае, если она передается в дополнение к товару и является многооборотной. По правилам бухгалтерского учета нужно списывать ее с баланса поставщика и принимать на баланс покупателя и наоборот. В последнем случае (при обратной передаче) на тару также можно выписать товарную накладную (как на товар), только делает это уже не поставщик, а покупатель, возвращающий поставщику тару и списывающий ее у себя в учете.